Angebotskalkulation

In einem Angebot sollte der Unternehmer möglichst genau den Auftrag, die Rahmenbedingungen und die einzelnen Preise aufführen und beschreiben. Damit können spätere Konflikte vermieden werden. Es gilt: Wer schreibt der bleibt. Idealerweise wird nach Annahme des Angebotes durch den Kunden vom Unternehmer eine Auftragsbestätigung erstellt, die der Kunde unterschreiben sollte. Die Grundlage für jedes Angebote sollte eine fundierte Kalkulation der Preise und der notwendigen Arbeitszeit sein. Diese Kalkulation ist dann die Angebotskalkulation.

Die Grundlage für die Erstellung des Angebotes ist die Angebotskalkulation. Das Angebot selbst wird in unterschiedliche Bereiche untergliedert. Durch Einsatz eines professionellen Briefkopfes wird das leistende Unternehmen, also Du, klar und eindeutig erkennbar. Ebenso klar sollte der Leistungsempfänger (Kunde) mit seiner Adresse aufgeführt werden. Es folgt eine Beschreibung des Auftrages: „Was soll genau geleistet werden“. Ein Satz zur Gültigkeit sollte eingefügt werden, z.B. „Das Angebot ist gültig bis zum XX.XX.XXXX“. Vielleicht hast Du schonmal den Satz „ich biete Ihnen freibleibend an“ gelesen. Dies bedeutet, dass die einzelnen Bestandteile des Angebotes noch nach der Auftragsvergabe geändert werden können. Erhöhen sich beispielsweise die Materialpreise, können diese Erhöhungen an den Kunden weitergegeben werden. Fehlt dieser Satz, sind die Preise verbindlich. Dies solltest schon bei Deiner Angebotskalkulation berücksichtigen. Dann folgt eine Einzelaufstellung der Materialien und Arbeitszeit. Der Ausweis der Nettosumme, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme steht am Ende des Angebotes. Gelten für Dich besondere Regelungen zur Umsatzsteuer, stehen diese ebenfalls am Ende des Angebotes. Ein netter Abschlusssatz an den Kunden, macht Dein Angebot sympathischer und könnte lauten „Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unseren Leistungen und würden uns über eine Auftragsvergabe freuen“. Abgerundet wird das Angebot durch das Datum der Erstellung, sowie Deiner Unterschrift. Die Grundlage für Dein Angebot ist Deine Angebotskalkulation.

Betriebswirtschaftlich gesehen ist jedoch die Nachkalkulation der wichtigste Bestandteil der Auftragskalkulation. Hier werden nach Abschluss aller Arbeiten die tatsächlichen Kosten mit der ursprünglichen Angebotskalkulation verglichen. Dies ist für Dich immens wichtig damit Du Fehler in der Angebotskalkulation in der Zukunft vermeiden kannst.

Die Angebotskalkulation ist ausschließlich für Deine Augen bestimmt. Wichtig ist, dass Du Dir ausreichend Gedanken über die Auftragsabwicklung machst und im Vorfeld selbst Angebote von Lieferanten und Subunternehmern über Auftragsbestandteile einholst. Spiele die Abwicklung Schritt für Schritt im Kopf durch und überlege was Du für die Ausführung benötigst. Ein Bestandteil in jedem Angebot ist der Stundenverrechnungssatz. Dieser muss von Dir mit größter Sorgfalt kalkuliert werden und in regelmäßigen Abständen auf Aktualität überprüft werden.

Die Angebotskalkulation im Rahmen eines Dienstvertrages ist die einfachste Variante. Du schätzt die Arbeitszeit zur Ausführung ab, untergliederst sie eventuell in verschiedene Teilschritte und multiplizierst sie mit Deinem Stundensatz. Druckkosten, Kleinmaterialien und Dokumentationszeiten können anfallen und müssen mit berechnet werden. Besprechungen mit dem Kunden, Anfahrtszeiten und Spesen sollten ebenso von Dir berücksichtigt werden.

Bei dem angebotenen Produktpreis ist es wichtig einen Aufschlag für eventuelle Reklamationen und Gewährleistungen mit einzukalkulieren. Daneben spielen Verpackungs- und Versandkosten eine Rolle. Auch die Verlust- und Bruchgefahr ist eine wichtige Komponente in der Kalkulation.

Dies ist die Kür der Angebotskalkulation. Bestandteile der Kalkulation sind Materialkosten, Arbeitszeit, Fahrtkosten, Maschinenkosten, Dokumentationskosten und Gewährleistungsrisiken.

Wird es notwendig Subunternehmer für die Auftragsabwicklung mit einzubeziehen, solltest Du auf jeden Fall selbst ein Angebot einholen. Erfolgt die Rechnungsstellung über Dich, musst Du zwingend einen Aufschlag auf die Rechnung Deines Kooperationspartners erheben. Üblich sind dabei 10 – 20 % auf die Nettorechnungssumme. Erfolgt die Abrechnung über Dich, erhöhst Du Dein Risiko bei einem zahlungsunwilligen Kunden. Alternativ könnte Dein Subunternehmer direkt mit Deinem Kunden abrechnen. Dies ist abhängig vom Auftrag, vom Kunden und dem Risiko des Zahlungsausfalls.

Die Nachkalkulation vergleicht nun alle angefallenen Kosten mit den vorher kalkulierten Kosten in Deiner Angebotskalkulation und gibt im Ergebnis den Gewinn oder den Verlust aus diesem Auftrag zurück.

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