16. August 2021
Besprechungsprotokoll
Protokollierung bezeichnet das Aufzeichnen von Informationen in Form eines Dokuments mit den wesentlichsten Eckdaten zu Zeitpunkt, beteiligten Personen und Besprechungsinhalt.
WAS IST EIN BESPRECHUNGSPROTOKOLL?
Ein Besprechungsprotokoll ist eine zeitnah geführte Notiz über Gespräche, Entscheidungen und Aktionen, die während einer Besprechung beziehungsweise eines Meetings stattgefunden haben. Sinnvoll ist es zu Beginn einen Protokollführer zu bestimmen. Je nach Art der Besprechungsinhalte gibt es spezifische Anforderungen an das Besprechungsprotokoll selbst.
Man unterscheidet drei Standartprotokoll-Typen:
- Ergebnisprotokoll - enthält Entscheidungen und deren Ergebnisse werden festgehalten.
- Verlaufsprotokoll - enthält im Wesentlichen dieselben Informationen wie das Ergebnisprotokoll, zusätzlich werden Gesprächsinhalte und Diskussionen, die zu den Ergebnissen geführt haben, protokolliert.
- Wortprotokoll - enthält die Besprechung Wort für Wort.
Der Protokollführer dokumentiert alle besprochenen Themen, Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben. Im Anschluss erstellt er da Besprechungsprotokoll selbst und stellt es allen Teilnehmern zur Verfügung.
AUFBAU UND FUNKTION EINES BESPRECHUNGSPROTOKOLLS
Das Besprechungsprotokoll gliedert sich in Gegebenheiten wie Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und anschließend in die Besprechungsinhalte, zugewiesene Aufgaben und Erledigungszeiträume. Dabei solltest Du auf zwei wesentliche Punkte achten:
- Weniger ist manchmal mehr. Besprochene Inhalte kurz und knapp wiedergeben und auf das Wesentliche beschränken.
- Alles sollte so formuliert sein, dass ein fremder Dritter die Inhalte verstehen kann.
FÜR WAS/WEN BRAUCHE ICH EIN BESPRECHUNGSPROTOKOLL?
In erster Linie ist das Besprechungsprotokoll für die interne Dokumentation und Organisation gedacht. Sollte es im Anschluss zu Streitigkeiten mit dem Kunden kommen, kann von Dir zweifelsfrei nachgewiesen werden was besprochen wurde und warum Du wie gehandelt hast.
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