E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025: Was Du wissen musst
Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Erfahre, was das bedeutet und wie Du Dich vorbereitest.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Diese Maßnahme fördert die Digitalisierung und macht den Rechnungsprozess effizienter. Hier erfährst Du, was eine E-Rechnung ist, wie Du Dich vorbereitest und welche Ausnahmen und Übergangsregelungen gelten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Format erstellt wird und maschinenlesbare Daten enthält. Sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Die gängigsten Formate sind:
- XRechnung: Ein reiner XML-Datensatz, der nur maschinell ausgelesen werden kann.
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus PDF und XML, die maschinen- und menschenlesbar ist.
Papierrechnungen oder einfache PDFs ohne maschinenlesbare Daten erfüllen diese Anforderungen nicht mehr.
Handlungsempfehlungen für den Empfang von E-Rechnungen
Damit Dein Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen empfangen kann, solltest Du folgende Maßnahmen ergreifen:
- IT-Infrastruktur vorbereiten: Stelle sicher, dass Deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeiten kann. Richte ein zentrales E-Mail-Postfach wie rechnungen@deinefirma.de ein.
- Mitarbeiter schulen: Schulen Dein Team im Umgang mit E-Rechnungen, insbesondere hinsichtlich der Formate und Prüfprozesse.
- Revisionssichere Archivierung sicherstellen: E-Rechnungen müssen gemäß GoBD zehn Jahre elektronisch aufbewahrt werden. Sie dürfen weder verändert noch gelöscht werden.
- Prüfprozesse implementieren: Sorge dafür, dass E-Rechnungen formal und inhaltlich geprüft werden können, z. B. durch eine PDF-Visualisierung.
Ausnahmen und Übergangsregelungen
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt, wobei es einige Übergangsregelungen gibt:
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und einfache PDFs dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier versenden (mit Zustimmung).
- Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt ohne Ausnahmen.
Darüber hinaus sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise von der Pflicht ausgenommen.
Wie Du die E-Rechnungspflicht erfüllst
Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, solltest Du:
- Technische Voraussetzungen schaffen: Implementiere eine Softwarelösung, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.
- Prozesse anpassen: Optimiere interne Abläufe, um E-Rechnungen effizient in Dein Finanzmanagement einzubinden.
- Compliance sicherstellen: Achte darauf, dass alle E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Verarbeitung, Kosteneinsparungen und eine geringere Fehlerquote. Bereite Dich rechtzeitig vor, um von den Effizienzgewinnen zu profitieren.
Unterstützung bei der Einrichtung: So hilft ecoDMS
Wir unterstützen Dich bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Eine zuverlässige Lösung ist ecoDMS. Dieses System kann empfängerseitig bei der Erfüllung der E-Rechnungspflicht helfen:
- ecoDMS ist in der Lage, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.
- In der seit Juli 2024 verfügbaren Version wandelt das System XRechnungen automatisch in lesbare PDF-Dateien um.
- Es unterstützt den Standard 3.0.1 und künftige Versionen, die einfach über bereitgestellte Dateien aktualisiert werden können, ohne ein vollständiges Systemupdate durchführen zu müssen.
- ecoDMS gewährleistet die Einhaltung der GoBD, indem es Dokumente in ihrer originalen Form archiviert und vor unberechtigtem Zugriff schützt.
Mit ecoDMS kannst Du sicherstellen, dass alle Rechnungen effizient, sicher und gesetzeskonform verarbeitet werden. Für weitere Informationen oder Unterstützung bei der Einrichtung fülle einfach unser Kontaktformular aus, und wir melden uns bei Dir!
Unterstützung und Beratung
Wenn Du Fragen zur E-Rechnungspflicht hast oder Unterstützung benötigst, helfen wir Dir gerne weiter. Fülle einfach unser Kontaktformular aus, und wir melden uns bei Dir. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Dein Unternehmen die neuen Anforderungen problemlos erfüllt.