10. Januar 2023

Papierloses Arbeiten in deinem Unternehmen richtig umsetzen

Tipps & Tricks für die Umsetzung von papierlosem Arbeiten in deinem Unternehmen. Wir zeigen dir welche Software du benötigst und wie du am besten den Anfang machst.

Was ist ein papierloses Büro?

Als papierloses Büro bezeichnet man ein Unternehmen, in dem möglichst wenig bis gar kein Papier verwendet wird. Das bedeutet, dass Dokumente und andere Geschäftsunterlagen digital erstellt, gespeichert und verarbeitet werden. Ein papierloses Büro hat einige Vorteile, z.B.:

• Es spart Platz, da keine Aktenordner oder andere Papierdokumente aufbewahrt werden müssen.
• Es ist kostengünstiger, da weniger Papier, Toner und Drucker benötigt werden.
• Es ist umweltfreundlich, da durch das eingesparte Papier weniger Müll verursacht und mehr Bäume erhalten bleiben
• Es ermöglicht die schnellere Bearbeitung und besseren Zugriff auf Dokumente, da sie digital vorliegen

Um ein papierloses Büro einzurichten, benötigst du für dein Unternehmen allerdings spezielle Soft- und Hardware, z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, Scanner und digitale Signaturen. Damit Deine Prozesse reibungslos ablaufen und dein papierloses Büro alle Anforderungen erfüllt, solltest du die Umstellung gut planen und vorbereiten.

Wie kann ich mein Unternehmen auf papierloses Arbeiten umstellen?

Um auf papierloses Arbeiten umzustellen, gibt es einige Schritte, die Sie befolgen können:

1. Mach dir Gedanken darüber, welche Dokumente und Geschäftsunterlagen Du digitalisieren möchtest und welche Du weiterhin in Papierform benötigst.
2. Investiere in die entsprechende Hard- und Software, die Du für das papierlose Arbeiten benötigst, z.B. Scanner, Dokumentenmanagement-Systeme und Software für digitale Signaturen.
3. Erstelle eine Digitalisierungsstrategie, die beschreibt, wie Du vorgehen wirst, um Deine Dokumente zu digitalisieren und wie Du sie anschließend verwalten und nutzen wirst.
4. Schule Deine Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und sorge dafür, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die notwendigen Systeme und Ressourcen haben.
5. Setze die Digitalisierung schrittweise um, anstatt alles auf einmal umzustellen. Beginne mit den Dokumenten und Prozessen, die am einfachsten zu digitalisieren sind und arbeite dich dann langsam vor.
6. Achte auf strenge Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Deine digitalen Dokumente sicher sind und nicht von unbefugten Dritten eingesehen werden können.

Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen auf papierloses Arbeiten umgestellt sind. Es lohnt sich aber, da es Kosten spart, Platz schafft und die Effizienz deiner Prozesse verbessert.

Welche Software benötigt mein Unternehmen, um papierlos zu arbeiten?

Es gibt eine Reihe von Softwarelösungen, die sich für papierloses Arbeiten eignen. Welche davon für dein Unternehmen Sinn machen und welche nicht, hängt ganz von den Prozessen ab, die in deinem Arbeitsalltag ablaufen.

Dokumentenmanagement-Systeme
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die verwendet wird, um elektronische Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Ein DMS kann dazu beitragen, die Effizienz und Sicherheit von Dokumentenprozessen in einem Unternehmen zu verbessern. Es ermöglicht den Benutzern, Dokumente zu suchen und zu finden, indem sie mit verschiedenen Metadaten wie dem Namen des Dokuments, dem Ersteller oder dem Erstellungsdatum versehen werden. Ein Dokumentenmanagement-System trägt dazu bei, den physischen Platzbedarf von Papierdokumenten zu reduzieren, indem es Dokumente elektronisch speichert und verwaltet. Einige DMS bieten auch weitere Funktionen wie Versionierung, um zu verfolgen, wie sich ein Dokument im Laufe der Zeit verändert hat, und die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Benutzern zu.

Scanner-Software
Um Papierdokumente einzuscannen und in digitaler Form zu speichern, benötigst du eine entsprechende Software. Einige Scanner-Softwares bieten auch OCR-Funktionen (Optical Character Recognition), die es ermöglicht, den Text aus dem gescannten Dokument zu extrahieren und zu bearbeiten.

Projektmanagement-Software
Diese Software hilft bei der Planung, Verwaltung und Überwachung von Projekten und Aufgaben. Sie kann auch als Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Teams dienen.

Digitale Signaturen
Damit du Dokumente elektronisch zu unterschreiben kannst, benötigst du ein Programm welches Digitale Signaturen erstellen kann. Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Dokument, das verwendet wird, um die Integrität und die Authentizität einer elektronischen Nachricht oder eines Dokuments zu gewährleisten. Sie ist ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument und dient dazu, sicherzustellen, dass die Nachricht oder das Dokument nicht verändert wurde und tatsächlich von der angegebenen Person stammt. Digitale Signaturen werden häufig in der elektronischen Geschäftskommunikation verwendet, um sicherzustellen, dass die Kommunikation sicher und vertrauenswürdig ist. Sie werden auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt, in denen es wichtig ist, die Integrität von elektronischen Dokumenten zu gewährleisten, wie zum Beispiel in der öffentlichen Verwaltung oder im Gesundheitswesen.

Cloud-Speicher
Cloud Speicher ist ein Modell für die Datenspeicherung, bei dem Daten nicht auf einem lokalen Computer oder einer lokalen Festplatte, sondern auf einem Remote-Server oder einer Reihe von Servern im Internet gespeichert werden. Benutzer können auf ihre Daten zugreifen, indem sie sich bei einem Cloud-Speicherdienst anmelden und die Daten herunterladen oder auf sie über das Internet zugreifen. Cloud-Speicherdienste bieten in der Regel verschiedene Pläne mit unterschiedlichen Speicherkapazitäten und Preisen an.

Es ist wichtig, sich über die verschiedenen Optionen zu informieren und das System auszuwählen, das am besten zu Deinen Anforderungen passt. Wir empfehlen Dir, dich von einem Fachmann beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert, alle Anforderungen erfüllt werden und keine Sicherheitslücken entstehen können.

Gehört papierloses Arbeiten zur Digitalisierung?

Ja, papierloses Arbeiten ist ein Teil der Digitalisierung. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess, bei dem analoge Informationen, Abläufe und Systeme in eine digitale Form überführt werden. Beim papierlosen Arbeiten werden Dokumente und andere Geschäftsunterlagen digital statt in Papierform erstellt, gespeichert und verarbeitet. Durch papierloses Arbeiten können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten sparen und ihre Umweltauswirkungen reduzieren. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass papierloses Arbeiten nur ein Teil der Digitalisierung ist und es noch viele andere Bereiche gibt, in denen sich Unternehmen digitalisieren können. Mehr zum Thema Digitalisierung kannst du unter www.haufe.de lesen.