So funktioniert der Fahrtkostenzuschuss: Unterstützung für Berufspendler

Steuerliche Entlastung und Anreize für Pendler: Erfahre, wie der Fahrtkostenzuschuss funktioniert und welche Vorteile er für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bietet

In einer Zeit, in der Remote Work und hybride Arbeitsmodelle immer populärer werden, machen sich dennoch jeden Tag in Deutschland über 13,7 Millionen Pendler:innen auf den Weg ins Büro. Oft legen sie dabei weite Strecken zurück, die über die Gemeindegrenzen hinausgehen. Die vielen Kilometer stellen eine zusätzliche finanzielle Belastung für die Beschäftigten dar. Glücklicherweise gibt es den Fahrtkostenzuschuss. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile dieser Förderung, den Unterschied zur Pendlerpauschale und worauf Arbeitgeber steuerlich achten sollten.

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine finanzielle Unterstützung, die Unternehmen ihren Berufspendlern zur Entlastung der Kosten gewähren. Die Höhe dieses Zuschusses wird individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgehandelt und kann entweder als Geldbetrag oder in Form von Sachleistungen, wie beispielsweise Monatskarten für den öffentlichen Nahverkehr, erfolgen. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers, einen Fahrtkostenzuschuss zu gewähren. Es handelt sich vielmehr um eine freiwillige Zusatzleistung.

Für wen eignet sich der Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss lohnt sich insbesondere für Arbeitnehmer:innen, die in ländlichen Regionen wohnen und längere Strecken zum Arbeitsplatz zurücklegen müssen. Auch Geringverdienende und Auszubildende können durch diese freiwillige Unterstützung vom Arbeitgeber ihr Gehalt indirekt aufbessern. Im Grunde genommen kann jeder angestellte Mitarbeiter den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber erhalten.

Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale

Oftmals wird der Fahrtkostenzuschuss mit der Pendlerpauschale, auch bekannt als Entfernungspauschale, verwechselt. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied: Während der Fahrtkostenzuschuss direkt vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer ausgezahlt wird, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um eine steuerliche Vergünstigung, die vom Staat gewährt wird. Arbeitnehmer können ab dem 21. Entfernungskilometer, den sie zwischen ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen, 0,38 € pro Kilometer als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Der Betrag ist also festgelegt. Im Gegensatz dazu variiert die Höhe des Fahrtkostenzuschusses, den Unternehmen ihren Mitarbeitern gewähren, individuell.

Arbeitnehmer, die einen Fahrtkostenzuschuss erhalten, müssen jedoch nicht auf die Pendlerpauschale verzichten. Allerdings müssen sie den Betrag des Fahrtkostenzuschusses in ihrer Steuererklärung von den Werbungskosten abziehen. Falls der Zuschuss die Höhe der Pendlerpauschale übersteigt, können keine weiteren Kosten geltend gemacht werden.

Vorteile des Fahrtkostenzuschusses für Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Vorteile des Fahrtkostenzuschusses für Arbeitnehmer liegen auf der Hand. Sie profitieren direkt von der finanziellen Unterstützung, die für sie steuerfrei ist. Doch welche Vorteile haben Arbeitgeber von dieser freiwilligen Zusatzleistung?

Unternehmen, die einen Fahrtkostenzuschuss gewähren, können ihre Arbeitgebermarke stärken und Anreize für Fachkräfte schaffen, die weiter entfernt vom Unternehmenssitz wohnen. In Verbindung mit einem hybriden Arbeitsmodell erweitert sich dadurch der Radius für die Personalsuche.

Falls ein Unternehmen zusätzlich Fahrtkostenzuschüsse für verschiedene Verkehrsmittel anbietet, wie beispielsweise Carsharing-Modelle oder E-Bikes, kann dies das Image als umweltbewusstes Unternehmen verbessern, sofern Nachhaltigkeit in anderen Bereichen ebenfalls eine Rolle spielt und das Nachhaltigkeitsmanagement glaubwürdig ist.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss besteuert?

Der Arbeitgeber muss den Fahrtkostenzuschuss, egal ob als Geldbetrag oder Sachleistung, versteuern. Dies kann entweder pauschal erfolgen oder sich nach der Lohnsteuerklasse und dem Einkommen der Beschäftigten richten. In letzterem Fall sind die Fahrtkostenzuschüsse sozialversicherungspflichtig. Falls der Arbeitgeber die pauschale Besteuerung anwendet, bei der eine Lohnsteuer von 15 % erhoben wird und der Gesamtbetrag unter der Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr liegt, ist der Zuschuss sozialversicherungsfrei.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss komplett steuerfrei?

Der Fahrtkostenzuschuss ist für Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie ihren Beschäftigten eine Monatskarte für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs zur Verfügung stellen, die monatlich 44 Euro nicht übersteigt. Diese Regelung gilt nicht für den Flugverkehr oder Taxifahrten, da durch die Steuerbefreiung ein Anreiz für die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel geschaffen werden soll.

Gute Nachrichten für Ausbildungsbetriebe: Der Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende ist ebenfalls steuerfrei. Arbeitgeber müssen weder die 15 % Lohnsteuer noch Sozialabgaben zahlen. Dies gilt auch zusätzlich für Minijobber.

Zusammenfassung:

• Der Fahrtkostenzuschuss ist eine finanzielle Unterstützung, die Unternehmen ihren Berufspendlern gewähren, um die Kosten für den Arbeitsweg zu entlasten.
• Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, einen Fahrtkostenzuschuss zu zahlen.
• Der Fahrtkostenzuschuss eignet sich insbesondere für Arbeitnehmer:innen, die in ländlichen Regionen wohnen und längere Strecken zum Arbeitsplatz zurücklegen müssen. Auch Minijobber:innen und Auszubildende profitieren von dieser Zusatzleistung.
• Der Arbeitgeber muss den Fahrtkostenzuschuss, egal ob Geldbetrag oder Sachleistung, versteuern.
• Der Fahrtkostenzuschuss ist für Unternehmen steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern den Beschäftigten eine Monatskarte für den öffentlichen Nahverkehr zur Verfügung gestellt wird, deren Wert 44 Euro pro Monat nicht übersteigt. 
• Der Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende und Minijobber:innen ist ebenfalls steuerfrei.