Tipps und Vorschriften: Belege scannen und digitalisieren - der Weg zum papierlosen Büro
Papierloses Büro: Platz, Zeit & Geld sparen! Erfahren Sie, wie Sie Belege digitalisieren, verwalten und rechtskonform archivieren.
Die Digitalisierung hat auch vor deutschen Unternehmen nicht Halt gemacht, und immer mehr Betriebe streben ein papierloses Büro an. Die Vorteile liegen auf der Hand: Platzersparnis, Zeit- und Kostenersparnis sowie eine verbesserte Produktivität. Doch wie sieht es mit den rechtlichen Vorgaben und dem Datenschutz aus? In diesem Blogartikel erhalten Sie Antworten auf diese Fragen und praktische Tipps, um die volle Kontrolle über Ihr papierloses Büro zu behalten.
Warum ist das Scannen und Digitalisieren von Belegen sinnvoll?
Ob Buchhaltungsunterlagen oder Rechnungen - das Scannen und Digitalisieren von Belegen bietet zahlreiche Vorteile. Die Verwendung von Aktenschränken und Archiven, die mit Papierdokumenten gefüllt sind, erfordert viel Platz und verursacht Kosten für Papier und Verwaltungsaufwand. Durch die digitale Buchhaltung sparen Sie Stauraum, Zeit und Geld.
Zusätzlich ermöglicht eine übersichtliche digitale Belegverwaltung mithilfe von Kategorien, Zuordnungen und Tags eine einfache Organisation.
Im Gegensatz zu Papierdokumenten gehen digitale Belege nicht so leicht verloren oder werden beschädigt. Durch regelmäßige Backups können digitale Belege gesichert werden. Die digitale Belegverwaltung beschleunigt den Workflow und erhöht die Produktivität, da digitale Dokumente schnell und einfach weitergegeben und geteilt werden können.
Rechtskonforme Verwaltung von digitalen Belegen
Beim Scannen und Buchen von Belegen müssen Unternehmer:innen die Vorgaben der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beachten. Die GoBD legt vier Grundsätze fest: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.
Konkret bedeutet dies
- Lesbarkeit
Alle digitalen Belege müssen lesbar sein und dürfen nicht verschlüsselt oder in einem unzugänglichen Format gespeichert werden. - Unveränderbarkeit
Digitale Belege sollten nicht mehr bearbeitet werden können, um ihre Integrität zu gewährleisten. - Sicherheit
Die Sicherheit der digitalen Belegverwaltung ist von großer Bedeutung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Unternehmen sollten ihre Cybersicherheit stärken, um sich vor Hackerangriffen zu schützen. - Aufbewahrungspflicht
Für die Aufbewahrung von digitalen Belegen gelten gesetzliche Vorschriften. In der Regel müssen Rechnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden. - Dokumentation
Eine Dokumentation, die das ordnungsgemäße Digitalisieren von Belegen beschreibt, ist essenziell.
Das richtige Format für die Digitalisierung von Belegen
Für die Digitalisierung von Belegen gibt es gängige Formate wie PDF, TIFF und JPEG. Diese Formate sind einfach zu verwalten und können komprimiert werden, um Speicherplatz zu sparen. Es ist wichtig, dass die Belege in diesen Formaten nicht mehr verändert werden können, die Qualität des Dokuments erhalten bleibt und eine maschinelle Auswertung möglich ist.
Das Scannen und Erfassen von Belegen per Handy-App oder Scanner
Das Scannen und Zuordnen von Belegen kann entweder über einen Scanner oder per Smartphone-App erfolgen. Bei der Auswahl der Methode ist es wichtig, dass der Scanner oder die App über eine Texterkennung (OCR) verfügt.
OCR steht für "Optical Character Recognition" und ermöglicht eine Volltextsuche in gescannten Dokumenten. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf Informationen. Durch die Integration von Dokumenten-Management-Systemen in Buchhaltungssoftware können manuelle Eingaben reduziert werden, was Zeit spart und die Datengenauigkeit verbessert.
Sichere Aufbewahrung und Verwaltung digitaler Belege
Um digitale Belege ordnungsgemäß für die Buchhaltung und das Finanzamt aufzubewahren, gibt es einige Verfahren und Vorschriften zu beachten:
- Digitale Archivierungslösung
Verwenden Sie eine digitale Archivierungslösung, um Daten sicher zu speichern und zu übertragen. Dies gilt für alle Arten von Belegen, wie Rechnungen, Verträge oder E-Mails. - Regelmäßige Backups
Nehmen Sie regelmäßige Backups der digitalen Belege vor, um Datenverlust vorzubeugen und eine einfache Wiederherstellung zu ermöglichen. - Nachvollziehbare Dateibenennung und Ordnerstruktur
Achten Sie auf eine klare und nachvollziehbare Dateibenennung und Ordnerstruktur, um die digitalen Belege leicht auffindbar und zugänglich zu machen. - Sichere Zugriffsverwaltung
Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Belege haben, indem Sie eine sichere Verwaltung von Zugriffsrechten implementieren. - Aufbewahrungsfristen und Richtlinien
Halten Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Belege und setzen Sie interne Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von digitalen Belegen um. - Schulung der Mitarbeiter:innen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in der ordnungsgemäßen Archivierung von digitalen Belegen, um sicherzustellen, dass die Prozesse korrekt durchgeführt werden.
Abschließend
Obwohl die meisten Originale nach dem Scannen und Archivieren digital entsorgt werden können, gibt es Ausnahmen wie Handelsbücher, Verträge, Bescheinigungen, Urkunden, Dokumente mit Wasserzeichen, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, sowie Zollanmeldungen, die weiterhin physisch aufbewahrt werden müssen.
Mit der richtigen Herangehensweise und der Beachtung der rechtlichen Vorgaben können Unternehmen den Weg in ein papierloses Büro erfolgreich beschreiten. Die Verwendung einer effektiven Lösung wie Qonto, die ein integriertes digitales Belegmanagement bietet, erleichtert diesen Prozess erheblich und bietet zusätzliche Funktionen wie automatische Beleganforderungen und eine nahtlose Integration in Buchhaltungssoftware.
Das papierlose Büro bietet zahlreiche Vorteile, darunter Platz- und Kostenersparnis, eine verbesserte Produktivität und eine übersichtliche Belegverwaltung. Indem Unternehmen die Bestimmungen der GoBD einhalten, können sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig von den Vorzügen der Digitalisierung profitieren. Durch die sorgfältige Digitalisierung, sichere Aufbewahrung und richtige Verwaltung der Belege können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Prozesse optimieren.
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