24. November 2021
Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung hat im Jahr 2014 die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in Bezug auf EDV-Systeme neu geregelt und definiert. Das Ergebnis war die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung digital). Die dort definierten Regelungen betreffen alle Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen oder auch nur über elektronische Buchungsbelege (Eingang per E-Mail) verfügen. Somit ist also jedes Unternehmen betroffen!
Welche EDV-Systeme sind betroffen?
- Anlagenbuchführung
- Datenmanagementsysteme
- Auftragsverwaltung
- Elektronische Kassen
- Elektronische Warenwirtschaftssysteme
- Elektronische Zahlsysteme
- Rechnungslegung
- Lohnbuchhaltung
Die Schwerpunkte der GoBD betreffen folgende Punkte:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Belege und Geschäftsvorfälle müssen vom Belegeingang bis zum Jahresabschluss nachvollziehbar sein. Dabei darf keine Umwandlung oder Änderung der Dateien und Daten erfolgen.
- Vollständigkeit: Zu jedem Geschäftsvorfall müssen alle relevanten Informationen aufgezeichnet werden. Dabei darf das Original nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Beleg nicht mehr erkennbar ist. Es darf nichts gelöscht werden. Daten müssen gegen Datenverlust geschützt werden.
- Richtige und zeitnahe Aufzeichnung: Alle baren und unbaren Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Bis zur Erfassung muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht verloren gehen.
- Ordnung und Unveränderbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind nach einem System zu erfassen. Dabei müssen alle Buchungen eindeutig und nachvollziehbar sein.
Eine besonders wichtige Vorgabe zur elektronischen Buchführung ist die Erstellung und Vorhaltung einer Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll alle Prozesse der elektronischen Buchführung und des Belegwesens dokumentieren und erläutern. Dabei ist der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des EDV-Systems vollständig zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation dient der Finanzverwaltung dazu, sich bei einer Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick über die Verfahren zur Buchführung im Unternehmen zu verschaffen. Ist die Verfahrensdokumentation mangelhaft, oder nicht vorhanden, kann dies vom Finanzamt als eine mangelhafte Buchführung angesehen werden, und führt im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen und erheblichen Steuernachzahlungen. Die Vorgaben der Verwaltung im Hinblick auf den Inhalt und die Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation sind mehr als schwammig. Eine Vorlage mit definierten Inhalten gibt es nicht. Allerdings gibt es für Unternehmen einen kleinen Lichtblick. Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, hat die Möglichkeit, das ersetzende Scannen im Unternehmen anzuwenden. Das bedeutet, dass Papierbelege nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Dies führt zu einem erheblich kleineren Aufwand bei der Erfüllung der Aufbewahrungsfristen, Lagerhaltung, Personal und der späteren Vernichtung der Belege.
WAS IST EINE VERFAHRENSDOKUMENTATION?
Die Verfahrensdokumentation ist der Ausgangspunkt ist die Prozessbeschreibung aller mit der elektronischen Buchführung in Zusammenhang stehender Verfahren. Dabei sind alle buchführungsrelevanten Systeme zu beschreiben in irgendeiner Art und Weise Daten oder Informationen liefern. Dazu gehören z.B. Warenwirtschaftssysteme, Buchhaltungsprogramme oder Dokumentenmanagementsysteme.
AUFBAU UND FUNKTION EINER VERFAHRENSDOKUMENTATION
Wie schon erwähnt gibt es keine klare Vorlage zum Aufbau und der Struktur der Verfahrensdokumentation. Allerdings können aus den GoBD und den weiteren Erläuterungen folgende Mindestinhalte definiert werden:
- Beschreibung des Verfahrensablaufs zum ersetzenden Scannen
- Vorbereitung und Bearbeitung eingehender Rechnungen in Papierform und digital
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Darstellung der Datenwege
- Regeln für den Datenaustausch
- ERP-Software Anwendung und Beschreibung
- Schnittstellenbeschreibung
- Eingesetzte Hardware
- Eingesetzte Software
- Betriebsdokumentation
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Rechtliche Rahmenbedingungen
- Inhaltsverzeichnis
FÜR WAS/WEN BRAUCHE ICH EINE VERFAHRENSDOKUMENTATION?
Die Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Kassennachschau, Umsatzsteuersonderprüfung oder einer Betriebsprüfung vom Betriebsprüfer der Finanzverwaltung gefordert werden. Fehlt sie gänzlich, begründet dies zwar noch keinen schwerwiegenden Mangel bei der Buchführung, kann aber bei weiteren vorhandenen Mängeln durchaus als ein solcher mit gewertet werden. Die Folge können Zuschätzungen bei den Umsätzen durch das Finanzamt sein, und damit zu hohen Steuernachzahlungen führen. In unserer digitalen Welt gibt es kaum noch Unternehmen, die keine elektronischen Rechnungen erhalten. Damit bist leider auch Du zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet.
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