14. Juli 2022

Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung

Bei jedem Unternehmer, der Personal beschäftigt, wird in regelmäßigen Abständen (alle 4 Jahre) eine Betriebsprüfung über die Richtigkeit der gesamten Lohnabrechnung durchgeführt. Dafür zuständig ist die Betriebsprüferstelle der Deutschen Rentenversicherung.

Die Betriebsprüfung ist also keine Option, sondern ein Muss.

Den meisten Unternehmern, vor allem zu Beginn Ihrer Selbständigkeit, beschert die Prüfungsanordnung schlaflose Nächte. Nicht selten werden im Rahmen der Prüfung hohe Nachzahlungen festgestellt. Dies ist meist auf eine lückenhafte Dokumentation und kreative Abrechnungen zurückzuführen.

Der Beste Weg gut, und ohne nennenswerte Nachforderungen, durch eine Betriebsprüfung zu kommen, ist folgende zu Punkte beachten:

Die Abrechnungserstellung sollte durch ein qualifiziertes Lohnabrechnungsbüro erfolgen
Der Mindestlohn sollte unter allen Umständen eingehalten werden
Alle Lohnunterlagen, vor allem bei einem Minijob, sollten vollständig und korrekt geführt werden. Dazu gehören:

Ein Arbeitsvertrag mit Angaben zu Arbeitszeiten
Der Personalfragebogen
Ein Befreiungsantrag zur Rentenversicherung (bei Minijobs)
Monatliche Stundenzettel (bei Minijobs und Schwarzarbeit gefährdeten Branchen)
Aufzeichnung und Dokumentation von Lohnnebenleistungen unter Einhaltung gesetzliche Vorschriften. Die gilt besonders bei steuerfreien Zuschlägen.
Betriebsvereinbarungen

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Grundsätzlich der gezahlte Arbeitslohn in Verbindung mit den abgeführten Beiträgen zur Sozialversicherung. Ausgenommen ist die abgeführte Lohnsteuer. Zu den Beiträgen gehört die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, sowie die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetzt (U1 und U2). Auch die Insolvenzgeldumlage wird einer Prüfung unterzogen. Daneben wird sich der Prüfer folgende Sachverhalte genauer anschauen:

Sind vorhandene Minijobs eventuell als Sozialversicherungspflichtig einzustufen? Das kann Dir passieren, wenn Du nicht darauf geachtet hast Minijobbern Urlaub zu gewähren, oder sie einen zweiten Minijob haben, von dem Du nichts weißt.
Ob Du überhaupt zur Umlage U1 berechtigt bist, oder ob Du mehr als 30 Mitarbeiter im Schnitt beschäftigst. Dann wären von Dir alle Erstattungen der Krankenkasse zurückzuzahlen.
Bei der Beschäftigung von nahen Angehörigen wird geprüft, ob diese tatsächlich sozialversicherungspflichtig sind, oder als Selbständige einzustufen sind. Der Prüfer leitet dann ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren ein. Beschäftigst Du Deinen Ehepartner, oder ein Kind, ist es empfehlenswert solch ein Verfahren selbst zu beantragen und nicht auf den Betriebsprüfer zu warten.
Ist steuer- und sozialversicherungsfreier Arbeitslohn tatsächlich als solcher einzustufen? Dazu gehören steuerfreie Auslösen (z.B. Nachtzuschläge und Verpflegungsmehraufwand), die Entgeltumwandlung aus einer betrieblichen Altersvorsorge, Sachzuwendungen, Gutscheine und die Betriebsfeier.
Falls Du Soloselbständige beschäftigst, wird intensiv geprüft, ob eine Scheinselbständigkeit vorliegt. Wird dies festgestellt, ist das für Dich der Supergau, denn Du zahlst alle Beiträge, auch die Lohnsteuer, für den gesamten Prüfungszeitraum nach.
Wurden von Dir Beiträge zur Künstlersozialkasse berechnet und abgeführt. Du denkst jetzt, damit habe ich nichts zu schaffen? Weit gefehlt. Lässt Du Dir z.B. Visitenkarten von einem Grafiker gestalten, dann sind diese Leistungen von Dir bei der Künstlersozialkasse zu melden und für die Rechnungssumme Beiträge von Dir abzuführen. Bleibt allerdings die Jahressumme der Aufträge unter 450 EUR, bist Du von der Meldung und der Abführung von Beiträgen befreit.

Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung?

Alle vier Jahre bekommst Du, und zeitgleich Dein Lohnabrechnungsbüro, eine Prüfungsanordnung. In diesem Schreiben wird der Termin, der Prüfer und der Ort der Prüfung festgestellt. Weiter werden meist Unterlagen angefordert. Meist ist das der Betriebsprüferexport aus dem Lohnabrechnungsprogramm, sowie Auswertungen der Buchhaltung.

Findet die Prüfung dann statt, hast Du alle relevanten Unterlagen vorzuhalten. Dies beschränkt sich aber nicht nur auf die Lohnabrechnung und Arbeitsverträge, sondern erstreckt sich auch auf die Buchhaltung. Der Prüfer schaut sich die Summen- und Saldenliste, sowie einzelne Sachkonten an.

Werden vom Prüfer Unstimmigkeiten festgestellt, dann erhältst Du die Möglichkeit den Sachverhalt aufzuklären. Auch fehlende Unterlagen können während einer laufenden Prüfung nachgereicht werden. Das ist aber mit äußerster Vorsicht zu genießen.

Zum Abschluss erhältst Du ein Schlussbesprechungsprotokoll. Hier werden zeitgleich die Berechnung der Nachforderungen angestellt. Du erhältst eine Frist von 4 Wochen zur Zahlung.